社会保険や雇用保険などの電子申請では、申請結果や通知書が電子公文書として届くことがあります。
ところが、ダウンロードしたファイルを開いてみると、PDFではなくXMLファイル、XSLファイル、DTAファイルなどが入っていて、「電子通知は届いているのに、中身が見えない」という状態になることがあります。
この記事では、e-Govや日本年金機構の電子通知で届くXML・XSL・DTAファイルについて、何のファイルなのか、どうすれば中身を確認できるのかを整理します。
まず結論：XMLだけをダブルクリックしても読めないことがあります
電子公文書の中身を見るときは、XMLファイルだけをそのまま開くのではなく、対応する表示方法を使う必要があります。
- e-Gov電子申請の「公文書表示」機能を使う
- XMLファイルとXSLファイルを組み合わせて表示する
- 日本年金機構が案内している閲覧手順に従う
- 対応している電子公文書ビューアを使う
XMLファイルは、通知内容をデータとして持っているファイルです。人が読みやすい通知書の形で表示するには、XSLなどの表示用ファイルや、公文書表示機能が必要になることがあります。
XML・XSL・DTAファイルとは
- XMLファイル
- 通知書や公文書の内容を、項目ごとに構造化して保存しているデータファイルです。PDFのように見た目を固定した文書ではないため、そのまま開いてもタグや文字列だけが表示されることがあります。
- XSLファイル
- XMLファイルを人が読みやすい帳票の形に整えるためのスタイルシートです。e-GovのFAQでも、電子公文書はXMLファイルと表示形式を定義するXSLスタイルシートが対になると説明されています。
- DTAファイル
- 日本年金機構のオンライン事業所年金情報サービスなどで、電子データのファイル形式として使われることがあります。通知書そのものを読むためのPDFとは限らないため、案内されている閲覧方法や利用目的を確認します。
- 電子公文書
- 電子申請の結果として行政機関等から交付される電子形式の公文書です。申請案件状況やマイページから取得し、必要に応じて表示・確認・保存します。
e-Govの電子公文書を見る基本手順
- e-Gov電子申請から公文書をダウンロードします。
- ダウンロードしたzipファイルを展開します。
- 展開後のフォルダに、XMLファイルとXSLファイルが含まれているか確認します。
- e-Gov電子申請の「公文書の表示」またはマイページ側の公文書表示機能を開きます。
- 公文書XMLファイルと、対応するXMLスタイルシートXSLファイルを指定して表示します。
- 表示された内容を確認し、必要に応じて印刷またはPDF保存します。
e-Govでは、XMLファイル形式の公文書をWebブラウザ上で表示できる「公文書表示」機能が案内されています。e-Govで取得した公文書以外でも、公文書XMLとXMLスタイルシートXSLで構成された公文書であれば、「公文書の表示」から内容を表示できる場合があります。
日本年金機構のXML形式通知書を見るときの確認ポイント
- 日本年金機構から送付された電子通知またはzipファイルを確認します。
- zipファイルを解凍し、通知書XMLファイルとXSLファイルを確認します。
- e-Gov電子申請の「公文書表示」機能を利用できるか確認します。
- 表示できた通知書を確認し、社内保存用にPDF化するか、電子公文書一式として保存します。
- DTAやCSVなどのデータファイルが含まれている場合は、通知書の表示用ファイルなのか、利活用用データなのかを分けて確認します。
日本年金機構は、XML形式の通知書について、解凍したzipファイルに含まれる通知書XMLファイルとXMLスタイルシートXSLファイルをe-Govの公文書表示機能へアップロードすることで、公文書の内容を表示できると案内しています。
よくある失敗
- XMLファイルだけをダブルクリックして、タグだらけの画面や空白画面を見てしまう。
- zipファイルを展開せず、圧縮フォルダの中から直接ファイルを開こうとしている。
- XMLファイルだけ保存して、XSLファイルや関連ファイルを削除してしまう。
- 複数のXML・XSLファイルがあり、どれを組み合わせればよいか分からない。
- DTAファイルをPDFや通知書のように開こうとしてしまう。
- 表示はできたが、社内保存用にどのファイルを残せばよいか分からない。
特に注意したいのは、XMLだけを取り出して保存しないことです。電子公文書は、XML、XSL、添付ファイル、鑑文書、データファイルなどが一式で意味を持つ場合があります。
中身を確認できた後に保存しておきたいもの
電子通知は、画面で表示できれば終わりではありません。あとから確認できるように、次のものを一式で保存しておくと安心です。
- ダウンロードした元のzipファイル
- 展開後のXML、XSL、DTA、CSVなどの関連ファイル一式
- 表示後にPDF保存した通知書
- 申請日、到達番号、手続名、対象者が分かる情報
- 給与計算、社会保険台帳、社内管理表などへ反映した日付
- 社内で誰が確認し、どこへ保存するかのルール
会社ごとに、通知書の保存場所、確認担当者、給与計算や社会保険台帳への反映方法は異なります。次回以降も同じ処理ができるように、社内ルールとして残しておくことが大切です。
BK Officeで確認する場合
BK Officeでは、電子公文書ビューアを使って、XML・XSL・XSLT・CSV形式の電子公文書をブラウザ上で表示・確認できます。
e-Govや日本年金機構から取得した電子通知の中身を確認したいときは、まずzipファイルを展開し、通知書XMLと表示用ファイルを確認したうえで、ビューアで表示できるか確認します。
- XMLとXSLの組み合わせで通知書を確認したい
- 電子公文書の内容をブラウザ上で表示したい
- 表示した通知書を印刷・PDF保存したい
- 確認後の作業をマイToDoへ登録したい
ただし、電子公文書の正式な閲覧方法や提出先の取扱いは、必ずe-Gov、日本年金機構、各行政機関の案内も確認してください。
公式情報
電子公文書の表示方法は、サービス側の機能追加や仕様変更で変わることがあります。実際の処理前には、最新の公式情報を確認してください。
注意事項
この記事は、電子公文書や電子通知の見方を実務担当者向けに整理した一般的な情報です。実際の申請結果、通知書の正式な確認方法、保存義務、提出先での取扱いについては、e-Gov、日本年金機構、各行政機関、顧問社会保険労務士等に確認してください。
