電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存や、電子取引データの保存方法を定める制度です。
BK Officeでは、紙保存を前提にした経理から、電子取引データを正しく保存し、経理の電子化につなげる方向で確認します。
1. この確認でやること
電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引のどれに該当するかを分けて、保存対象、保存方法、検索要件、社内ルールを確認します。
- 電子取引データの受領・送信方法を洗い出す
- 請求書、領収書、契約書などの保存方法を整理する
- 電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引を区分する
- 訂正削除防止や検索性のルールを確認する
- 社内規程や保存場所を決める
2. 対応・保存方法
電子帳簿保存法は、どこかへ提出する手続きというより、電子データを正しく保存する社内運用の確認が中心です。公式情報を確認しながら、まずは電子取引データの保存ルールから整えるのが現実的です。
- 電子取引：メール、クラウド、Web請求書などで受け取った取引データを保存
- 電子帳簿等保存：会計ソフト等で作成した帳簿・書類を電子データで保存
- スキャナ保存：紙で受け取った書類をスキャンして保存
- 確認するもの：保存場所、検索方法、訂正削除防止、保存期間
- あわせて確認：社内規程、会計ソフト、請求書受領フロー
3. 基本的な流れ
- 取引データの受け取り方を洗い出す
メール添付、クラウド請求書、Web明細、ECサイト、スマホ決済などを確認します。 - 保存区分を分ける
電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引のどれに該当するかを整理します。 - 保存ルールを決める
保存場所、ファイル名、検索項目、訂正削除防止の方法を決めます。 - 社内規程を整備する
電子取引データの保存規程や運用ルールを整備します。 - 運用状況を定期確認する
担当者任せにせず、月次処理や決算時に保存漏れを確認します。
4. よくある不明点・名称の整理
- 電子取引
- メールやクラウドサービスなど、電子データで取引情報を授受する取引です。
- 電子帳簿等保存
- 会計ソフトなどで作成した帳簿や書類を電子データのまま保存する制度です。
- スキャナ保存
- 紙で受け取った領収書や請求書などをスキャンして電子保存する制度です。
5. 注意点
- 電子取引データは、単に印刷して保存するだけではなく、電子データとしての保存方法を確認します。
- 保存場所が担当者のPCや個人フォルダに分散しないよう、社内共通ルールを決めます。
- 制度改正や最新Q&Aが更新されるため、公式情報を定期的に確認します。
6. 公式情報
実際の提出・申告・納付前には、必ず公式サイトで最新の様式、利用時間、提出方法、注意事項を確認してください。
