出勤簿や勤怠記録は、従業員の労働日数、労働時間、休憩、休日労働、時間外労働などを確認するための重要な記録です。
このページでは、出勤簿・勤怠記録について、会社側で確認すること、保存方法、給与計算や労務管理で注意したい点を整理します。
1. この手続きでやること
出勤簿・勤怠記録では、従業員の勤務実績を客観的に確認できるようにし、給与計算や労働時間管理に反映します。
- 出勤日、欠勤日、休日、休暇を確認する
- 始業時刻、終業時刻、休憩時間を記録する
- 時間外労働、休日労働、深夜労働を確認する
- 勤怠記録と給与計算結果を照合する
- 必要な保存期間が満了するまで確認できる状態で保存する
2. 作成・保存方法
出勤簿・勤怠記録は、紙の出勤簿、タイムカード、勤怠管理システム、Excelなどで管理できます。実際の勤務実績を確認できるよう、会社の運用に合う方法で保存します。
- 紙の出勤簿に出勤・欠勤・休暇を記録
- タイムカードで打刻記録を保存
- 勤怠管理システムで出退勤時刻を管理
- Excelなどで勤務実績を集計して保存
- 給与計算前に勤怠データと支給額を照合
3. 基本的な流れ
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勤怠管理の対象者を確認する
正社員、パート、アルバイトなど、勤怠記録を管理する対象者を確認します。 -
出退勤時刻を記録する
始業時刻、終業時刻、休憩時間を記録し、実際の勤務実績が確認できる状態にします。 -
時間外労働・休日労働を集計する
所定労働時間を超えた時間、休日労働、深夜労働などを集計し、割増賃金の計算に反映します。 -
給与計算と照合する
勤怠記録と賃金台帳、給与明細、残業代の計算結果が一致しているか確認します。 -
保存期間を管理する
後から確認が必要になった場合に備えて、月別・従業員別に検索、出力できる状態で保存します。
4. よくある不明点・名称の整理
- 出勤簿
- 従業員の出勤、欠勤、休暇、勤務時間などを確認するための帳簿です。
- 勤怠記録
- タイムカード、勤怠システム、出勤簿など、勤務実績を記録した資料を指します。
- 客観的な記録
- 打刻記録、PCログ、入退室記録など、実際の勤務状況を確認するための記録です。
5. 注意点
- 自己申告だけで管理する場合は、実態と大きくずれていないか確認する仕組みが必要です。
- 勤怠記録と給与計算が一致していないと、残業代や欠勤控除の誤りにつながります。
- 労働時間に関する記録は、後から確認できるよう整理して保存します。
6. 公式情報
実際の提出前には、必ず公式サイトで最新の様式・提出方法・注意事項を確認してください。
