従業員を採用するときは、賃金、労働時間、就業場所、業務内容などの労働条件を明示します。労働条件通知書は、入社後の認識違いやトラブルを防ぐための重要な書類です。
このページでは、労働条件通知書について、会社側で確認すること、交付方法、2024年4月以降の明示事項の見直しも含めて整理します。
1. この手続きでやること
労働条件通知書では、採用時に明示すべき労働条件を整理し、従業員へ確実に交付します。
- 雇入れ時に労働条件を明示する
- 賃金、労働時間、休日、休暇、契約期間などを確認する
- 就業場所・業務の変更範囲を確認する
- 有期契約の場合は更新上限や更新基準を確認する
- 交付した書類を会社控えとして保存する
2. 交付方法
労働条件通知書は、紙で交付するほか、一定の要件を満たす場合は電子メールやクラウドサービスなどで明示する方法もあります。従業員が内容を確認し、保存できる方法を選びます。
- 紙の労働条件通知書を本人へ交付
- 電子メールで労働条件通知書を送付
- クラウドサービスや労務管理ソフトで交付
- 雇用契約書を兼ねた書式で合意内容を確認
- 交付日、交付方法、本人確認の記録を残す
3. 基本的な流れ
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採用条件を整理する
求人票、面接時の説明、内定通知、賃金条件などを確認し、実際に明示する労働条件を整理します。 -
明示事項を確認する
賃金、労働時間、休日、休暇、契約期間、就業場所、業務内容など、必要な事項が抜けていないか確認します。 -
書面または電子的な方法で交付する
会社の運用に合わせて、紙、メール、労務管理ソフトなどで労働条件を明示します。電子交付の場合は、本人が確認・保存できることを確認します。 -
本人に内容を確認してもらう
入社前または入社時に内容を確認してもらい、不明点や認識違いがあれば早めに修正します。 -
会社控えを保存する
交付した労働条件通知書や雇用契約書は、後から確認できるよう会社控えを保存します。
4. よくある不明点・名称の整理
- 労働条件通知書
- 雇入れ時に会社が従業員へ労働条件を明示するための書類です。
- 雇用契約書
- 会社と従業員が労働条件に合意したことを確認する書類です。労働条件通知書と兼ねる運用もあります。
- 変更の範囲
- 2024年4月以降、就業場所・業務について、雇入れ直後だけでなく変更の範囲の明示が必要になりました。
5. 注意点
- 求人票や面接時の説明と、労働条件通知書の内容が食い違わないようにします。
- 有期契約の場合は、契約更新の有無、更新基準、更新上限の記載を確認します。
- 電子交付を行う場合は、従業員が内容を確認・保存できる方法になっているか確認します。
6. 公式情報
実際の提出前には、必ず公式サイトで最新の様式・提出方法・注意事項を確認してください。
