年次有給休暇を付与・取得したときは、労働者ごとに時季、日数、基準日を確認できるように、年次有給休暇管理簿を作成・保存します。
このページでは、年次有給休暇管理簿について、会社側で確認すること、作成・保存方法、実務上の注意点を整理します。
1. この手続きでやること
年次有給休暇管理簿では、付与日、取得日、取得日数、残日数、基準日などを従業員ごとに確認できるようにします。
- 従業員ごとの基準日を確認する
- 付与日数、取得日数、残日数を管理する
- 年5日の取得義務の対象者を確認する
- 半日単位・時間単位の有給休暇を区分して記録する
- 労働者名簿または賃金台帳とあわせて管理する方法も検討する
2. 作成・保存方法
年次有給休暇管理簿は、紙、Excel、勤怠管理システム、労務管理ソフトなどで作成できます。必要なときに従業員ごとの取得状況を確認できる状態で保存します。
- 紙の年次有給休暇管理簿を作成して保存
- Excelなどで付与日数・取得日数・残日数を管理
- 勤怠管理システムで有給休暇の取得状況を管理
- 労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製
- 必要に応じて印刷・出力できる状態で保存
3. 基本的な流れ
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基準日を確認する
従業員ごとに年次有給休暇が発生する基準日を確認します。入社日や継続勤務期間により、基準日は従業員ごとに異なります。 -
付与日数を確認する
勤続年数、所定労働日数、出勤率などを確認し、付与すべき有給休暇日数を整理します。 -
取得日と取得日数を記録する
取得した日付、取得日数、半日単位・時間単位の利用状況を記録し、残日数を確認します。 -
年5日の取得状況を確認する
年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員について、年5日の取得が進んでいるか確認します。 -
保存期間を管理する
当該年休を与えた期間中および期間満了後も、必要な期間は確認できる状態で保存します。
4. よくある不明点・名称の整理
- 基準日
- 年次有給休暇が発生する日です。入社日を基準にする場合や、会社で一斉付与日を設ける場合があります。
- 時季
- 実際に年次有給休暇を取得した日を指します。管理簿では、取得日を確認できるようにします。
- 年5日の取得義務
- 年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員について、会社が年5日の取得状況を確認する必要がある制度です。
5. 注意点
- 年次有給休暇管理簿は、単なる残日数管理ではなく、時季、日数、基準日を確認できる必要があります。
- 半日単位・時間単位の有給休暇を扱う場合は、通常の1日取得と区分して管理します。
- 勤怠システムを使っている場合でも、必要な項目が出力できるか確認しておきます。
6. 公式情報
実際の提出前には、必ず公式サイトで最新の様式・提出方法・注意事項を確認してください。
