従業員を雇い入れたときは、会社は労働者ごとに労働者名簿を整備し、氏名、生年月日、履歴、従事する業務などを確認できる状態にしておく必要があります。
このページでは、労働者名簿について、会社側で確認すること、作成・保存方法、更新が必要になる場面を整理します。
1. この手続きでやること
労働者名簿は、従業員ごとに作成し、入社時だけでなく、住所変更や業務変更、退職などがあったときにも内容を更新しておく書類です。
- 従業員ごとに労働者名簿を作成する
- 氏名、生年月日、住所、履歴、従事する業務などを確認する
- 入社時、住所変更時、業務変更時、退職時の更新漏れを確認する
- 退職・死亡などがあった場合は、その年月日と理由を記録する
- 保存期間と保存場所を社内で決めておく
2. 作成・保存方法
労働者名簿は、行政機関へ定期的に提出する書類ではありません。紙、Excel、労務管理ソフトなど、事業所の環境に応じて管理し、必要なときに確認・出力できる状態で保存します。
- 紙の労働者名簿を作成してファイル保存
- Excelなどで労働者名簿を作成して電子データで保存
- 労務管理ソフトで従業員情報として管理
- 入社、退職、住所変更、業務変更があったときに更新
- 必要に応じて印刷・出力できる状態で保存
3. 基本的な流れ
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対象となる従業員を確認する
正社員だけでなく、パート、アルバイトなども含めて、労働者名簿を作成する対象者を確認します。 -
記載事項を確認する
氏名、生年月日、住所、履歴、従事する業務、雇入年月日、退職年月日など、必要な項目が抜けていないか確認します。 -
入社書類や雇用契約書と照合する
雇用契約書、労働条件通知書、履歴書、本人確認書類などと照合し、記載内容に不整合がないか確認します。 -
変更があったときに更新する
住所変更、氏名変更、所属変更、業務変更、退職などがあった場合は、名簿の内容を更新します。 -
保存期間を管理する
退職者分も含めて、必要な保存期間が満了するまで、検索・出力できる状態で保存します。
4. よくある不明点・名称の整理
- 労働者名簿
- 労働者ごとに作成する法定帳簿です。氏名や生年月日だけでなく、履歴、従事する業務、退職理由なども確認できるようにします。
- 保存期間
- 法令上の保存期間があります。実務では、退職後もしばらく確認できるよう、社内ルールを決めて管理します。
5. 注意点
- 入社時に作って終わりにせず、変更があったときに更新する運用が重要です。
- 個人情報を含むため、閲覧権限や保存場所を限定します。
- 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿は、まとめて確認されることが多いため、保管場所や管理方法を揃えておくと安全です。
6. 公式情報
実際の提出前には、必ず公式サイトで最新の様式・提出方法・注意事項を確認してください。
